Privacyverklaring

Dagelijks zorgt Royal FloraHolland ervoor dat duizenden bloemen en planten hun weg vinden naar consumenten over de hele wereld. Voor een goede dienstverlening is het noodzakelijk gegevens te verzamelen en op te slaan. Dat doen wij op een zorgvuldige, veilige manier en volgens de Europese wetgeving. Wij zijn hierbij transparant: u kunt altijd vragen welke gegevens wij van u hebben verzameld. U kunt erop vertrouwen dat we zorgvuldig omgaan met uw gegevens. In deze privacyverklaring leest u hoe we dit doen. In onze privacyverklaring sluiten we aan bij de nieuwe wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u vertellen of waardoor u te identificeren bent. Bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer of persoonlijke emailadres maar ook het IP-adres van uw computer. Wij verzamelen alleen persoonsgegevens als u deze zelf aan ons hebt verstrekt. In de tabel onderaan deze pagina ziet u welke gegevens wij van u verzamelen.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen de gegevens niet alleen, maar verwerken deze ook. 'Verwerken' is een begrip uit de wet, de AVG. Onder 'verwerken' valt alles wat u kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. Dus ook raadplegen, met elkaar in verband brengen of doorzenden. Als Royal FloraHolland mogen we alleen persoonsgegevens verwerken als er een goede grond voor is. Als u kweker of leverancier bent, verwerken we uw persoonsgegevens om te voldoen aan het contract wat wij met u gesloten hebben. Als u bezoeker van onze website of van één van onze locaties bent, verwerken we alleen persoonsgegevens als u hier toestemming voor gegeven hebt of om de veiligheid te waarborgen (cameratoezicht).

De wet maakt onderscheid tussen 'gewone' en 'bijzondere' persoonsgegevens. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst, strafrechtelijk verleden of lidmaatschap van de vakbond. Wij verzamelen alleen 'gewone' persoonsgegevens van u en maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming om u van dienst te zijn.

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens gebruiken. Dat kan dus per gegeven anders zijn. Soms schrijft de wet ook voor hoe lang we bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren. In de tabel onderaan deze pagina vindt u met welke reden we uw persoonsgegevens verwerken en hoe lang we deze bewaren.

Met wie delen we persoonsgegevens?
Soms is het nodig om gegevens met organisaties buiten Royal FloraHolland te delen. Zo werkt Royal FloraHolland samen met IT-ketenpartners, zoals Floriday. Gegevens van kwekers en leveranciers worden uitgewisseld met de beheerder van dit platform om de dienstverlening via dit platform mogelijk te maken. Bij Royal FloraHolland hebben we ook werkzaamheden uitbesteed. Zo beheert een derde partij onze website en drukt en verzendt een derde partij ons relatiemagazine GROW. Op ons bezoekerscentrum kunt u foto's laten maken die een derde partij verwerkt. Verder verstrekken wij bij uitzondering gegevens op basis van een wettelijke verplichting. Denk daarbij aan de overheid bij opsporingszaken.

Om te zorgen dat uw gegevens veilig zijn, sluiten wij met onze partners verwerkersovereenkomsten af. Dit betekent dat zij ook werken volgens de AVG en wij de gegevens op een veilige manier uitwisselen. Wij wisselen geen data uit met partijen buiten de Europese Unie.

Zijn uw gegevens veilig?
Royal FloraHolland neemt allerlei maatregelen om te zorgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen komen. De systemen waarin de gegevens zijn opgeslagen, zijn beveiligd. Wij komen dit ook overeen met onze derde partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

Als er toch een keer iets niet goed gaat, pakken we dit direct aan. Persoonsgegevens kunnen op plekken terecht komen waar ze niet horen, bijvoorbeeld door verlies of diefstal. Dat is een datalek. Dat lossen we op. We registreren dit en melden dit aan de toezichthouder en, als dit nodig is, ook aan degenen van wie de persoonsgegevens in het datalek zaten.

Kunt u uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?
Ja, dat kan. U kunt gebruik maken van uw wettelijke recht om inzage, correctie of verwijdering. Wilt u een verzoek indienen? Stuur dan een e-mail naar compliance@royalfloraholland.com. Als u uw toestemming voor een dienst wilt intrekken (bijvoorbeeld de digitale nieuwsbrief), dan kunt u gebruik maken van de uitschrijfknop onderaan de nieuwsbrief of een e-mail sturen naar compliance@royalfloraholland.com.

Heeft u vragen over privacy of uw gegevens?
Coöperatie Royal FloraHolland U.A gevestigd aan de Legmeerdijk 313 te Aalsmeer is verantwoordelijk voor uw gegevens. Op al onze locaties hanteren wij hetzelfde beleid dat voldoet aan de AVG. Als u vragen heeft over privacy of uw persoonsgegevens, stuur dan een e-mail naar compliance@royalfloraholland.com.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

  • Kwekers en leveranciers
    Van kwekers en leveranciers verzamelen wij gegevens om het logistieke proces uit te kunnen voeren in het kader van de gesloten overeenkomst. Deze gegevens bewaren wij 7 jaar na de laatste transactie voor de Belastingdienst. Hierna verwijderen wij de gegevens of anonimiseren wij de transacties.
  • Cameratoezicht
    Al onze locaties zijn voorzien van camera's. Dat is van belang voor uw veiligheid, maar ook voor die van onze collega's en producten. Wij verwijderen de camerabeelden na vier weken, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek.
  • Evenementen
    Op onze locaties organiseren wij regelmatig evenementen waar u als kweker, leverancier of bezoeker aan deel kunt nemen. Om organisatorische redenen vragen wij naar uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken wij om het evenement te organiseren, u op de hoogte te houden van het evenement en u in de toekomst te benaderen voor informatie, acties, of evenementen.

Informatiebeleid

Informatiebeleid Royal FloraHolland
Het vastleggen van data is noodzakelijk voor de dienstverlening van Royal FloraHolland, bijvoorbeeld voor het afhandelen van de orders, financiële verwerking, logistieke activiteiten en uitvoeren van correcties. Daarnaast wordt (transactie) data gebruikt voor het maken en het beschikbaar stellen van (markt)rapportages, prijssuggesties, afzetadvies, etc. Bij rapportages die door Royal FloraHolland gedeeld worden, geldt dat deze informatie niet herleidbaarheid is tot een individueel bedrijf. Ons doel is om de sierteeltketen efficiënter te laten functioneren en daar kan data bij helpen.

Met betrekking tot alle aan Royal FloraHolland toevertrouwde data geldt dat gebruikers van de markplaats en Floriday te allen tijde toegang hebben tot hun eigen data. Daarnaast geldt dat Royal FloraHolland voldoet aan de geldende wet- en regelgeving voor privacy, mededinging en data-security. Hierbij staat integriteit en vertrouwelijkheid voorop en kunnen we dit te allen tijde aantonen.

Huidige en aanvullende maatregelen
Met de komst van Floriday en als gevolg van 100% Digitaal houdt Royal FloraHolland onderstaande maatregelen aan en zijn er aanvullende maatregelen genomen:

  • De toegang tot data is beperkt tot alleen medewerkers die dat uit hoofde van hun functie moeten hebben, het Klant Contact Center om vragen te kunnen afhandelen en Financial Services om financiële transacties uit te kunnen voeren.
  • Om het bewustzijn te verhogen zijn (en worden) alle Royal FloraHolland medewerkers (blijvend) getraind in de Gedragscode van Royal FloraHolland waarin onder meer is aangegeven hoe om te gaan met commercieel gevoelige informatie. Daarnaast is er veel aandacht voor Security Awareness trainingen (medewerkers hebben bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht).
  • Bij geconstateerde of gemelde overtredingen of afwijkingen, is het HR beleid van toepassing, waar sancties in zijn vastgelegd.
  • Er zijn technische maatregelen genomen om toegang tot systemen te reguleren: authenticatie (is de persoon die toegang wil hebben ook echt de persoon die hij/zij zegt te zijn) en autorisatie (wat mag je als gebruiker doen binnen een omgeving). En daarnaast zijn procedurele maatregelen genomen hoe veranderingen worden doorgevoerd in IT systemen.
  • Het 'Royal Floraholland comité informatiebeleid' formuleert het informatiebeleid en ziet toe op de uitvoering hiervan.
  • De afdeling 'Internal Audit' van Royal FloraHolland en de externe accountant van PWC doen jaarlijks onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bovenstaande maatregelen.

Informatiebeleid Floriday
Royal FloraHolland ontwikkelt een nieuwe digitale infrastructuur voor de sierteeltsector. Eind 2020 verlopen alle directe transacties 100% Digitaal. Als onderdeel van 100% Digitaal stellen kwekers en kopers meer data van directe transacties ter beschikking aan Floriday dan voorheen. Dit resulteert in vragen vanuit de markt over wat Royal FloraHolland met deze data mag en kan doen. In dit nieuwsbericht geven wij u een toelichting op ons databeleid en hoe we dit de afgelopen maanden met feedback van kwekers en kopers hebben aangescherpt.

Royal FloraHolland wil dat 100% integer wordt omgegaan met data op Floriday, waarbij in de uitvoering geborgd is dat deze verloopt conform transparant gecommuniceerd en te controleren beleid. In de markt doen kwekers en kopers op verschillende manieren zaken met elkaar. Termijnaanbod, contracthandel, aanvragen en seizoenaanbiedingen zijn slechts een aantal vormen die aanwezig zijn. In de nieuwe situatie maken de functies in Floriday het mogelijk om bijvoorbeeld contractinformatie tussen kweker en koper digitaal vast te leggen, zoals afspraken over prijzen, de hoeveelheden, labels en stickers en overige voorwaarden. Van groot belang is dat kwekers en kopers op een integere omgang met data kunnen vertrouwen.

Digitale nieuwsbrief, magazine GROW en de Royal FloraHolland app

Vier keer per jaar geven wij ons relatiemagazine GROW uit. U kunt hierop een gratis abonnement nemen. Om u het blad toe te kunnen sturen, bewaren wij uw gegevens.

Mijn Royal FloraHolland is een persoonlijke digitale omgeving waarvoor u moet inloggen. Alleen u kunt deze pagina's bekijken. Met de Royal FloraHolland app heeft u altijd gepersonaliseerd nieuws en uw informatie onder handbereik. Voor een aantal onderdelen moet u inloggen omdat deze gegevens alleen voor u toegankelijk zijn. Voor het gebruik van deze app geeft u toestemming door middel van akkoord op de privacyverklaring.

Website en cookies

Royal FloraHolland maakt gebruik van cookies en andere technieken op haar websites. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet, smartphone of smartwatch. Waar we het hierna hebben over 'cookies', bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken.

Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Wij maken gebruik van drie verschillende soorten cookies:

  1. Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken. Wij gebruiken deze bijvoorbeeld om u de mogelijkheid te bieden ingelogd te blijven in Mijn Royal FloraHolland.
  2. Analytische cookies gebruiken wij om te zien hoe onze website gebruikt wordt, welke pagina's veel gelezen worden en zo de website-ervaring te verbeteren. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics en maskeren uw IP-adres.
  3. Tracking cookies (ook wel marketing cookies genoemd) gebruiken wij om surfgedrag van onze bezoekers vast te leggen waarna bezoekers gerichte advertenties te zien krijgt die passen bij zijn of haar zoekgedrag.

Meer weten over onze privacyverklaring?