Privacyverklaring

Dagelijks zorgt Royal FloraHolland ervoor dat duizenden bloemen en planten hun weg vinden naar consumenten over de hele wereld. Voor een goede dienstverlening is het noodzakelijk gegevens te verzamelen en op te slaan. Dat doen wij op een zorgvuldige, veilige manier en volgens de Europese wetgeving. Wij zijn hierbij transparant: u kunt altijd vragen welke gegevens wij van u hebben verzameld. U kunt erop vertrouwen dat we zorgvuldig omgaan met uw gegevens. In deze privacyverklaring leest u hoe we dit doen. In onze privacyverklaring sluiten we aan bij de nieuwe wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Privacyverklaring

Wij informeren u graag over de persoonsgegevens die wij verzamelen en de manier waarop wij deze informatie gebruiken en wat uw rechten ten aanzien hiervan zijn.


1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking van persoonsgegevens is verantwoordelijk:
Coöperatie Royal FloraHolland U.A., Legmeerdijk 313, 1431 GB Aalsmeer

E-mail: contactcenter@royalfloraholland.com
KvK 32284016;


2. Definities

Verantwoordelijke: de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke Royal FloraHolland.

3. Verzamelde gegevens en doeleinden verwerking

De Verantwoordelijke verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan de Verantwoordelijke verstrekt.
De persoonsgegevens die door de Verantwoordelijken worden verwerkt zijn onder andere: uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, website, account wachtwoord, eventuele foto’s, etc.

De Verantwoordelijke verwerkt de persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten.

  • De Verantwoordelijke gebruikt informatie over u, zoals uw naam en contactgegevens, wanneer u als kweker, leverancier of koper een overeenkomst met de Verantwoordelijke sluit of wanneer de Verantwoordelijke contact met u moet opnemen. Zo heeft de Verantwoordelijke uw persoonsgegevens nodig om u toegang te kunnen verlenen tot haar (online) sierteeltmarktplaatsen en om (rechts)handelingen, waaronder transacties c.q. overeenkomsten die via deze marktplaatsen tot stand komen, mogelijk te maken en uit te voeren, waaronder daarmee samenhangende logistieke activiteiten en de financiële afwikkeling. Ook gebruikt de Verantwoordelijke uw persoonsgegevens bij de beantwoording van uw klantvragen.
  • De Verantwoordelijke kan uw gegevens gebruiken voor relatiebeheer en marketing. Zo kan de Verantwoordelijke u nieuwsbrieven of het relatiemagazine GROW sturen met informatie over haar producten en diensten. Op de locaties organiseert de Verantwoordelijke verder regelmatig evenementen waar u als kweker, leverancier of bezoeker aan deel kunt nemen. Om organisatorische redenen vraagt de Verantwoordelijke naar uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden gebruikt om het evenement te organiseren, u op de hoogte te houden van het evenement en u in de toekomst te benaderen voor informatie, acties, of evenementen. Uiteraard kunt u bezwaar maken of uw toestemming intrekken als u onze informatie en/of aanbiedingen niet wenst te ontvangen.
  • De Verantwoordelijke kan uw gegevens gebruiken voor het uitvoeren van interne bedrijfsprocessen, intern beheer en managementrapportage, om zo producten en diensten van de Verantwoordelijke te verbeteren en management te helpen betere beslissingen te nemen.
  • De locaties van de Verantwoordelijke zijn voorzien van camera's. Dat is van belang voor uw veiligheid, maar ook voor die van de medewerkers en producten van de Verantwoordelijke. De camerabeelden worden na vier weken verwijderd, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek.
  • De Verantwoordelijke kan uw gegevens verwerken om te voldoen aan wet- en regelgeving.


In de tabel onderaan deze pagina vindt u meer informatie over de verzamelde persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor de Verantwoordelijke deze gebruikt.

4. Verstrekking aan derden

Soms is het nodig om gegevens met andere organisaties te delen. Zo werkt de Verantwoordelijke samen met IT-ketenpartners, zoals Floriday. Gegevens van kwekers, leveranciers en kopers worden uitgewisseld met de beheerder van dit platform om de dienstverlening via dit platform mogelijk te maken. De Verantwoordelijke heeft ook werkzaamheden uitbesteed. Zo beheert een derde partij de website en drukt en verzendt een derde partij het relatiemagazine GROW. Op het bezoekerscentrum kunt u foto's laten maken die een derde partij verwerkt. Verder verstrekt de Verantwoordelijke bij uitzondering gegevens op basis van een wettelijke verplichting. Denk daarbij aan de overheid bij opsporingszaken.

Om te zorgen dat uw gegevens veilig zijn, sluit de Verantwoordelijke met zijn partners verwerkersovereenkomsten af. Dit betekent dat deze partners ook werken volgens de AVG en de gegevens met hen op een veilige manier worden uitgewisseld.

Wanneer de Verantwoordelijke persoonsgegevens deelt met organisaties in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), neemt de Verantwoordelijke altijd de benodigde maatregelen om deze gegevens te beschermen. Hierbij vertrouwt hij onder meer op de modelbepalingen van de EU. Indien van toepassing maakt de Verantwoordelijke in overeenkomsten met dienstverleners gebruik van standaardbepalingen om ervoor te zorgen dat de overdracht van persoonsgegevens aan partijen buiten de EER voldoet aan de AVG.

5. Bewaartermijn

De Verantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Wettelijke bewaartermijnen neemt de Verantwoordelijke in acht. Zo bewaart zij transactiegegevens minimaal 7 jaar na beëindiging van het betreffende account voor de Belastingdienst. Hierna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Bekijk de tabel privacyverklaring

6. Uw rechten ten aanzien van de persoonsgegevens

U heeft het recht om de Verantwoordelijke te verzoeken:

  • om inzage in uw persoonsgegevens;
  • om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens en aanvulling van onvolledige persoonsgegevens;
  • om verwijdering van de persoonsgegevens (onder bepaalde voorwaarden);
  • om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (onder bepaalde voorwaarden).

Verder heeft u het recht:

  • op gegevensoverdraagbaarheid (onder bepaalde omstandigheden);
  • tegen de verwerking bezwaar te maken (onder bepaalde omstandigheden);
  • de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan;
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u van een van deze rechten gebruik wilt maken, of indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact opnemen met de Verantwoordelijke.
De Verantwoordelijke maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming om u van dienst te zijn.

7. Beveiliging

De Verantwoordelijke heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Ten aanzien van alle aan de Verantwoordelijke toevertrouwde data geldt dat u - als gebruiker van de marktplaats - te allen tijde toegang heeft dan wel dient te hebben tot uw eigen data. De Verantwoordelijke neemt de toepasselijke wet- en regelgeving ter zake van privacy, mededinging en data-security in acht. Hierbij staat integriteit en vertrouwelijkheid voorop. U treft een compleet overzicht van alle uitgangspunten in het informatiebeleid van de Verantwoordelijke aan in het hoofdstuk Informatiebeleid op de website van Royal FloraHolland.

8. Cookies

De Verantwoordelijke maakt gebruik van cookies op haar websites. Voor meer informatie over gebruik van cookies verwijzen wij u naar de Cookieverklaring.

9. Websites van derden

De website van de Verantwoordelijke kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere websites. Dit betekent niet automatisch dat de Verantwoordelijke verbonden is aan deze andere sites of eigenaren daarvan. Het kan zo zijn dat op het gebruik van deze websites van derden een andere privacyverklaring van toepassing is. De onderhavige Privacyverklaring heeft alleen betrekking op persoonsgegevens die door de Verantwoordelijke zijn verkregen. De Verantwoordelijke accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites van derden.

10. Wijziging van deze Privacyverklaring

De Verantwoordelijke behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. De Verantwoordelijken raden u aan deze Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u altijd van de inhoud van de geldende verklaring op de hoogte bent.

Informatiebeleid

Het vastleggen van data is noodzakelijk voor de dienstverlening van Royal FloraHolland, bijvoorbeeld voor het afhandelen van de orders, financiële verwerking, logistieke activiteiten en uitvoeren van correcties. Daarnaast wordt (transactie) data gebruikt voor het maken en het beschikbaar stellen van (markt)rapportages, prijssuggesties, afzetadvies, etc. Bij rapportages die door Royal FloraHolland gedeeld worden, geldt dat deze informatie niet herleidbaarheid is tot een individueel bedrijf. Ons doel is om de sierteeltketen efficiënter te laten functioneren en daar kan data bij helpen.

Met betrekking tot alle aan Royal FloraHolland toevertrouwde data geldt dat gebruikers van de markplaats en Floriday te allen tijde toegang hebben tot hun eigen data. Daarnaast geldt dat Royal FloraHolland voldoet aan de geldende wet- en regelgeving voor privacy, mededinging en data-security. Hierbij staat integriteit en vertrouwelijkheid voorop en kunnen we dit te allen tijde aantonen.

Huidige en aanvullende maatregelen

Met de komst van Floriday en als gevolg van 100% Digitaal houdt Royal FloraHolland onderstaande maatregelen aan en zijn er aanvullende maatregelen genomen:

  • De toegang tot data is beperkt tot alleen medewerkers die dat uit hoofde van hun functie moeten hebben, het Klant Contact Center om vragen te kunnen afhandelen en Financial Services om financiële transacties uit te kunnen voeren.
  • Om het bewustzijn te verhogen zijn (en worden) alle Royal FloraHolland medewerkers (blijvend) getraind in de Gedragscode van Royal FloraHolland waarin onder meer is aangegeven hoe om te gaan met commercieel gevoelige informatie. Daarnaast is er veel aandacht voor Security Awareness trainingen (medewerkers hebben bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht).
  • Bij geconstateerde of gemelde overtredingen of afwijkingen, is het HR beleid van toepassing, waar sancties in zijn vastgelegd.
  • Er zijn technische maatregelen genomen om toegang tot systemen te reguleren: authenticatie (is de persoon die toegang wil hebben ook echt de persoon die hij/zij zegt te zijn) en autorisatie (wat mag je als gebruiker doen binnen een omgeving). En daarnaast zijn procedurele maatregelen genomen hoe veranderingen worden doorgevoerd in IT systemen.
  • Het 'Royal Floraholland comité informatiebeleid' formuleert het informatiebeleid en ziet toe op de uitvoering hiervan.
  • De afdeling 'Internal Audit' van Royal FloraHolland en de externe accountant van PWC doen jaarlijks onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bovenstaande maatregelen.

Informatiebeleid Floriday

Royal FloraHolland ontwikkelt een nieuwe digitale infrastructuur voor de sierteeltsector. Eind 2020 verlopen alle directe transacties 100% Digitaal. Als onderdeel van 100% Digitaal stellen kwekers en kopers meer data van directe transacties ter beschikking aan Floriday dan voorheen. Dit resulteert in vragen vanuit de markt over wat Royal FloraHolland met deze data mag en kan doen. In dit nieuwsbericht geven wij u een toelichting op ons databeleid en hoe we dit de afgelopen maanden met feedback van kwekers en kopers hebben aangescherpt.

Royal FloraHolland wil dat 100% integer wordt omgegaan met data op Floriday, waarbij in de uitvoering geborgd is dat deze verloopt conform transparant gecommuniceerd en te controleren beleid. In de markt doen kwekers en kopers op verschillende manieren zaken met elkaar. Termijnaanbod, contracthandel, aanvragen en seizoenaanbiedingen zijn slechts een aantal vormen die aanwezig zijn. In de nieuwe situatie maken de functies in Floriday het mogelijk om bijvoorbeeld contractinformatie tussen kweker en koper digitaal vast te leggen, zoals afspraken over prijzen, de hoeveelheden, labels en stickers en overige voorwaarden. Van groot belang is dat kwekers en kopers op een integere omgang met data kunnen vertrouwen.

Digitale nieuwsbrief, magazine GROW en de Royal FloraHolland app

Vier keer per jaar geven wij ons relatiemagazine GROW uit. U kunt hierop een gratis abonnement nemen. Om u het blad toe te kunnen sturen, bewaren wij uw gegevens.

Mijn Royal FloraHolland is een persoonlijke digitale omgeving waarvoor u moet inloggen. Alleen u kunt deze pagina's bekijken. Met de Royal FloraHolland app heeft u altijd gepersonaliseerd nieuws en uw informatie onder handbereik. Voor een aantal onderdelen moet u inloggen omdat deze gegevens alleen voor u toegankelijk zijn. Voor het gebruik van deze app geeft u toestemming door middel van akkoord op de privacyverklaring.

Website en cookies

Royal FloraHolland maakt gebruik van cookies en andere technieken op haar websites. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet, smartphone of smartwatch. Waar we het hierna hebben over 'cookies', bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken.

Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Wij maken gebruik van drie verschillende soorten cookies:

  1. Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken. Wij gebruiken deze bijvoorbeeld om u de mogelijkheid te bieden ingelogd te blijven in Mijn Royal FloraHolland.
  2. Analytische cookies gebruiken wij om te zien hoe onze website gebruikt wordt, welke pagina's veel gelezen worden en zo de website-ervaring te verbeteren. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics en maskeren uw IP-adres.
  3. Tracking cookies (ook wel marketing cookies genoemd) gebruiken wij om surfgedrag van onze bezoekers vast te leggen waarna bezoekers gerichte advertenties te zien krijgt die passen bij zijn of haar zoekgedrag.