Management-Kolumne: Saisonspitze 2023: bessere und zuverlässige Endzeiten

Die Endzeiten unseres Logistikprozesses waren im Jahr 2022 ein unter Gärtnern und Käufern viel diskutiertes Thema. Trotz zahlreicher zusätzlicher Maßnahmen ist es uns lange Zeit nicht gelungen, diese Endzeiten einzuhalten. Denn gegen das Zusammentreffen eines angespannten Arbeitsmarktes und gestiegener Anliefermengen an den Uhren hatten alle unsere Bemühungen wenig Erfolg. Das war frustrierend. In erster Linie für unsere Kunden, aber natürlich auch für unsere Logistiker und für uns als Management. Schon damals stand für uns fest, dass wir für die Saisonspitze im Frühjahr 2023 eine bessere Lösung finden müssen.

Stark schwankende Energiepreise und das unberechenbare Wetter sorgen für viel Unsicherheit. Das führt dazu, dass die Anliefermengen bei Schnittblumen und Pflanzen im ersten Quartal rückläufig sind. Aber es ist unmöglich, das genau zu quantifizieren. Es ist nicht vorhersehbar, ob die Produkte, die im Direktvertrieb nicht abgesetzt werden können, an die Uhr gelangen, wie es letztes Jahr der Fall war. Und auch nicht, wann die Anliefermengen infolge von Sonne und Temperaturen ansteigen. Das macht die Herausforderung noch größer. Und es bleibt schwierig, unseren Personalbestand kurzfristig aufzustocken. Denn der Arbeitsmarkt ist nach wie vor sehr angespannt. Deshalb haben wir schon sehr früh begonnen, über die Saisonspitze 2023 nachzudenken. Sie ist eine Herausforderung für die gesamte Branche, aber vor allem für uns, denn eine zuverlässige Logistik hat bei uns Priorität.

Die Gärtner und Käufer haben uns in Gesprächen gebeten, rechtzeitig zu entscheiden und klare Entscheidungen zu treffen. Deshalb haben wir uns bereits jetzt für eine Lösung entschieden. Mit dem Ergebnis, dass am 3. April 2023 zwei wichtige Maßnahmen in Kraft treten. Die wichtigste ist, dass wir uns an den Standorten Naaldwijk und Aalsmeer für einen schnelleren Start bei den Schnittblumen und einen Endspurt bei den Pflanzen entschieden haben. Das wird zu besseren und zuverlässigen Logistikleistungen führen. Die zweite Maßnahme sind größere Versteigerungseinheiten, um die Zahl der Transaktionen zu begrenzen. Damit gehen wir im Interesse der kleineren Käufer und einer guten Preisbildung vorsichtig um, aber die Versteigerungsleiter entscheiden nun, ob und wie schnell sie zu größeren Versteigerungseinheiten übergehen.

Diese Entscheidung haben wir nach Abstimmungsgesprächen mit Gärtnern und Käufern getroffen. Wir haben mit ihnen auch die Szenarien besprochen, keine zusätzlichen Maßnahmen zu ergreifen oder die Anliefermengen zu regulieren, oder als dritte Maßnahme, Mitarbeiter unserer Handelspartner für unsere Prozesse einzusetzen. Die geführten Gespräche haben ergeben, dass Nichtstun keine Option ist. Diese Meinung teilen wir. Auch für eine Regulierung der Anliefermengen konnte sich kaum jemand erwärmen. Diese Maßnahme kommt nur im Ausnahmefall in Frage, wenn die Not sie erforderlich macht, wie zu Beginn der Coronakrise. Die dritte Option, also der Einsatz von externen Mitarbeitern, wurde nicht weiter verfolgt, da eine Umfrage bei den Gärtnern ergeben hat, dass dies keine Ergebnisse bringen würde. Denn bei steigenden Anliefermengen sind alle Glieder der Erzeuger- und Handelskette ausgelastet und niemand kann seine Mitarbeiter entbehren.

Natürlich haben wir auch über den Elefant im Raum gesprochen. Wie groß ist das Personaldefizit in Wirklichkeit? Wir haben rund 350 offene Stellen für Logistikmitarbeiter. Einen Teil davon fangen wir mit Zeitarbeitskräften auf. Wir erwarten, dass uns an den lebhaftesten Tagen der Spitzenzeit und des Sommers an allen Exportstandorten ca. 200 bis 250 Mitarbeiter fehlen werden. Also sehr viele freie Stellen, die man auf dem angespannten Arbeitsmarkt nicht so einfach besetzen kann. Schon gar nicht, wenn man nicht der attraktivste Arbeitgeber ist, weil wir „nur“ Verträge für 20 Stunden pro Woche anbieten können. Das ist ein wichtiger Grund, weshalb der in der Branche gewohnte Arbeitsrhythmus, wonach die Versteigerung morgens um 6 Uhr beginnt und die Auslieferung nach drei Stunden beendet ist, nicht mehr haltbar ist. Wir brauchen mehr Streuung, damit wir Verträge mit längeren Arbeitszeiten anbieten können.

Mit der Maßnahme eines schnelleren Starts bei Schnittblumen machen wir einen ersten Schritt in diese Richtung. Daher bleibt sie auch nach der Spitzenzeit bestehen. Tun wir alles, was wir können, um genügend Mitarbeiter einzustellen? Diese Frage können wir mit einem klaren Ja beantworten. Neben einer groß angelegten Einstellungskampagne, die im vergangenen Jahr mehr als 500 neue Mitarbeiter brachte, laufen noch zahlreiche weitere Initiativen. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen, Studentenvereinigungen und die Beschäftigung von Arbeitskräften ohne Sprachkenntnisse zum Beispiel aus der Ukraine. Dabei müssen wir immer abwägen, ob der Aufwand durch den Ertrag gerechtfertigt ist. Wenn wir fünf Leute dafür benötigen, einen Logistikmitarbeiter zu gewinnen, machen wir etwas falsch. Jeder bei Royal FloraHolland ist sich bewusst, wie ernst die Herausforderung ist, vor der wir stehen. Dass unsere Büromitarbeiter in die Saisonspitze viele Überstunden machen, sagt eigentlich alles. Das ist zwar keine strukturelle Lösung, aber eine willkommene Verstärkung, bis es soweit ist.

Kaum überraschend ist, dass niemand die Abläufe im letzten Jahr noch einmal erleben möchte. Deshalb haben wir uns für die beiden genannten Maßnahmen entschieden. Sie sind eine notwendige Ergänzung zu den regulären Maßnahmen wie Früh-Versteigerungstage, zusätzliche Logistikmittel und intensive Anwerbung von Logistikmitarbeitern. Der besondere Reiz beider Maßnahmen liegt darin, dass wir sie je nach Situation flexibel einsetzen können. Wenn an bestimmten Wochentagen weniger Anliefermengen oder genügend Personal vorhanden sind, ist ein schnellerer Start bei den Schnittblumen nicht oder nur kurzfristig notwendig, und unsere Mitarbeiter können dann schneller oder sofort mit der Verteilung der Pflanzen beginnen. In diesem Fall gibt es auch weniger Gründe für etwas größere Versteigerungseinheiten. Wir tun zwar alles, was nötig ist, um die Schnittblumen in den Normzeiten ausliefern zu können, werden aber nicht grundlos größere Versteigerungseinheiten festlegen, wenn die Endzeiten laut Prognose eingehalten werden. Pflanzen liefern wir etwas später aus, wenn viel Betrieb herrscht, aber im Regelfall ebenfalls innerhalb der Normzeiten und nur an sehr lebhaften Tagen etwas später am Nachmittag. Vielleicht die wichtigste Nachricht: Jeder kann wissen, was er erwarten kann. Wie gewohnt, informieren wir Sie über unsere Endzeiten-Prognose auf unserer Website.

Aus den Gesprächen mit Käufern wissen wir, dass die Schnittblumenkäufer erfreut sind. Für sie ist es sehr wichtig, ihre Blumen rechtzeitig zu erhalten. Den Pflanzenkäufern und -transporteuren werden die meisten Anpassungen abverlangt. Zum Thema größere Versteigerungseinheiten stellen uns vor allem die Gärtner viele Fragen zur Preisbildung. Wir beantworten sie dahingehend, dass die Versteigerungsleiter das genau im Auge behalten. Zur Begrenzung des Uhrvorverkaufs (KVV) wird es noch genauere Festlegungen geben. Das haben wir aus den bisherigen Tests mit größeren Versteigerungseinheiten gelernt.

Die Maßnahmen erfordern von uns allen eine Anpassung. Mit den beiden zusätzlichen Maßnahmen wird es uns gelingen, zuverlässige Endzeiten zu erreichen. Mithilfe von Daten können wir Prognosen zum Umfang und Zeitpunkt von Anliefermengen machen. Das gilt auch für die Endzeiten in der Logistik, die u. a. auf der erwarteten Personalverfügbarkeit und der Zahl der Transaktionen basieren. Wir wissen, dass wir mit diesen Maßnahmen zu einer möglichst zuverlässigen Logistik kommen. Sie sind die bestmögliche Antwort auf die Herausforderung, die die Saisonspitze für die Branche darstellt. Und durch ihre frühzeitige Ankündigung ermöglichen wir es vor allem den Käufern, sich auf die Spitzenzeit vorzubereiten. Wenn wir Ihnen dabei helfen können, lassen Sie es uns bitte wissen. Denn für die Saisonspitze gilt: Nur gemeinsam können wir es schaffen.