Ledenraad commissie Financiën

Achter de schermen bij... Ledenraadscommissie Financiën

18 februari 2020 Royal Floraholland Ledenraad Commissiefinancien

De commissie Financiën van de Ledenraad kijkt kritisch mee naar jaarcijfers en begroting van Royal FloraHolland. Wat doet de commissie precies? En hebben ze echt iets te zeggen?

De Ledenraad kent vier subcommissies. Iedere commissie heeft een eigen aandachtsgebied, namelijk: strategie, financiën, ledenbinding en coöperatie. Deze commissies gaan in gesprek met directie en Raad van Commissarissen. Daarnaast geven ze advies aan de Ledenraad. Uiteindelijke adviezen aan de directie of besluiten worden door de Ledenraad gedaan.

Diefstal

"Normaal gezien komen we als commissie vier tot zes keer per jaar bij elkaar", begint Niels de Groot (Kwekerij de Groot). Hij zit vanaf het begin in de commissie Financiën. "Maar als het nodig is vaker. Dat was het afgelopen jaar het geval. Toen was het negen keer. Dat had onder andere te maken met de diefstal van gelden bij Royal FloraHolland."

Bij de commissievergadering zijn altijd CFO David van Mechelen aanwezig en natuurlijk de negen ledenraadsleden. Afhankelijk van de agenda schuiven andere leden van het managementteam of van de Raad van Commissarissen aan. "In het geval van de diefstal was dat Ali Ahrouch, Head Internal Audit & Risk Management. Aan hem vroegen we: hoe heeft dit kunnen gebeuren? En hoe wordt dit in de toekomst voorkomen?" Niels heeft het gevoel dat zijn commissie echt invloed heeft gehad op dit onderwerp. "Voor de directie is het lastig te peilen welke vragen er bij leden leven. Doordat wij als Ledenraadsleden meekijken en vragen stellen, hebben we beter kunnen vaststellen hoe dit heeft kunnen gebeuren. Er is een gedegen plan gemaakt om zo'n fraude in de toekomst te voorkomen en dat is uitgebreid toegelicht. Het gevoel van urgentie om dit op te pakken, hebben wij ook van onze kant kunnen meegeven."

Voor vol aangezien

Tot 2019 werkte Royal FloraHolland met adviesraden. Niels kan hierover meepraten. Ook toen was hij al betrokken. "Als lid van de adviesraad kon je alleen je advies of mening geven. We werden wel geïnformeerd, maar we hadden geen stemrecht. We moesten de directie toen meer op hun blauwe ogen geloven", vindt hij. Dat is met de introductie van de Ledenraad en de commissies flink veranderd. "De directie neemt ons vroegtijdig mee in belangrijke thema's. Zoals bijvoorbeeld de tarieven voor leden. Daarover gaan we dan de discussie aan. Moeten ze aangepast worden of juist niet? Welke voors en tegens zien wij als kwekers?"

Royal Floraholland Niels De Groot

De commissie is een mooie dwarsdoorsnede van de leden van Royal FloraHolland. En dat is belangrijk om vanuit de leden mee te kunnen denken en praten. Niels: "Als individueel lid kun je niet overal kennis van hebben. Dat is gewoon te veel. En om echt vooruit te komen als coöperatie, is een gedegen stemming nodig. Dus: op basis van de beste keuze voor de meeste leden. En rekening houdend met de minderheid." De commissie Financiën houdt de andere Ledenraadsleden regelmatig op de hoogte. Van onderwerpen die ze bespreken, hoe het proces eruit ziet en welke vragen en antwoorden aan bod zijn gekomen. "Uiteindelijk stemt de Ledenraad en zo zijn ze goed geïnformeerd."

Jaarcijfers

Op dit moment staat de jaarrekening centraal bij de commissie Financiën, vertelt Niels. "Pascal Visée, lid van de Raad van Commissarissen, nam ons tijdens het vorige overleg mee in hun werkwijze. De Raad houdt toezicht op de directie. Hoe kijken zij naar de jaarcijfers? Waar letten ze op? Wie heeft welke rol? Erg verhelderend voor ons als commissie. Het voelt bijna alsof wij weer toezicht houden op de Raad."

De commissie Financiën wordt gedurende het jaar al meegenomen in prognoses. Hoe zien de cijfers er tot dan toe uit? De jaarcijfers leveren daardoor als het goed is weinig verrassingen op. "En als dat wél zo is, stellen we vragen. Gaan we de discussie aan. Steeds in samenspraak met onze achterban, de Ledenraad. Tijdens de ledensessies dit voorjaar licht de directie de voorlopige jaarcijfers ook toe aan de leden. Uiteindelijk stemt de Ledenraad in april over de vaststelling van de jaarrekening. Door dit proces begrijpen we beter wat er achter de cijfers zit, waarom ze zijn zoals ze zijn. Zo kunnen we vol vertrouwen achter onze coöperatie blijven staan."

In de commissie Financiën zitten negen Ledenraadsleden. Dat zijn: Herman de Jong, Ben Olsthoorn, Bram Bernhard, Jan Mantel, Martien Middelburg, Martien van der Weijden, Niels de Groot, Peter Varekamp en Walter Straathof.