Management column: Pieken doe je samen

In deze reeks columns geven we het woord aan directie en managers van Royal FloraHolland, in dit geval COO Leendert-Jan Plaisier over de piekperiode 2023.

De piek staat voor de deur. Een belangrijke periode voor kwekers en kopers en dus voor ons. We zijn goed voorbereid om vanaf 3 april de verwachte toename van aanvoer te verwerken. We zijn ons ervan bewust dat welke maatregel we ook nemen, deze effect heeft op kopers, kwekers, transporteurs en/of medewerkers. Maatregelen hebben voors, maar soms ook tegens. Die laatste proberen we uiteraard te minimaliseren. Als dat niet helemaal lukt, vraag ik op voorhand om begrip. Want met elkaar waren we het erover eens dat niets doen ook geen optie is. In de aanloop naar de piek hebben we hierover met kwekers en kopers gesproken. Dat is de basis geweest voor het piekplan dat er nu ligt.

De slogan van onze piekcampagne verwoordt het heel treffend: Pieken doe je samen. Het piekplan vraagt flexibiliteit van ons allemaal en met elkaar kunnen we er een succes van maken. Een andere afleverdynamiek, met name voor plantenkopers, vraagt misschien om aanpassing van werkwijze en beïnvloedt de planning van transporteurs. Kwekers krijgen te maken met een verlaging van het maximale percentage klokvoorverkoop. Medewerkers zijn flexibel op het gebied van werkuren, verlofdagen of inzet als piekhulp. Daar staat tegenover dat we meer zekerheid kunnen geven over eindtijden, en dat we bloemen zo vaak mogelijk ‘gewoon’ afleveren zoals gewend: binnen normtijd. Het is denk ik goed om ons piekplan nog eens op een rijtje te zetten. Zo hoop ik gelijk ook een aantal misverstanden de wereld uit te helpen.

Alles wat we doen, staat in het teken van voorspelbare logistieke dienstverlening realiseren ondanks het tekort aan medewerkers en drukte. Voorspelbare logistiek is in het belang van een sterke positie van de klok. Betrouwbare logistiek en zekerheid over eindtijden zorgen ervoor dat kopen via de klok aantrekkelijk blijft en daarmee de prijsvorming optimaal. Het piekplan bestaat uit de onderdelen:

• Werven van personeel, flexibele inzetbaarheid en inzet van piekhulpen
• Voldoende logistieke middelen beschikbaar stellen

• Verruimde openingstijden (directe stromen)
• Vroeg veildagen
• Versnelde start bloemen, eindsprint planten (vanaf 3 april, ook na de piek als nodig)
• Grover veilen met verlaagd percentage KVV (vanaf 3 april t/m juni)

Nu de piekperiode nadert kunnen we steeds beter inschatten wanneer het druk wordt. Al zorgen de buitentemperatuur en aantal zonuren altijd nog voor onzekerheid, evenals de verhouding tussen verkoop via de klok en directe verkoop. Ook weten we nu beter hoe onze bezetting ervoor staat. Natuurlijk doen we wat we kunnen om die bezetting rond te krijgen. Naast tal van lokale initiatieven valt onze online arbeidsmarktcampagne bijna niet te missen, is een succes, maar levert nog niet het aantal nieuwe collega’s op dat we nodig hebben.

Je herkent in het rijtje de gebruikelijke piekmaatregelen zoals vroeg veildagen en beschikbaarheid van voldoende logistieke middelen. Deze maatregelen helpen, maar er is meer nodig. Het invoeren van versneld starten bloemen/eindsprint planten in Aalsmeer en Naaldwijk en grover veilen op alle exportlocaties, stelt ons in staat om flexibel te reageren op drukte en tekort aan medewerkers. Per week, en voor grover veilen per dag bekijken we in welke mate we deze maatregelen in moeten zetten. We kunnen daardoor dus meebewegen met het verloop van de piek. Die flexibiliteit willen we ook na de piek gedeeltelijk behouden. Daarom blijven we ook na de piek versneld starten bij bloemen en eindsprinten bij planten als nodig.

De afgelopen maanden is er zoals verwacht en begrijpelijk heel divers gereageerd. Begrip, zorgen, vragen, alles kwam en komt nog steeds voorbij. Het gesprek daarover zijn we niet uit de weg gegaan. Juist daardoor hebben we goed inzicht in de zorgpunten, de open eindes en behoeften. We hebben deze zaken meegenomen bij het uitwerken van details. Zo hebben we ons best gedaan om de verwachtingen over eindtijden planten duidelijker te maken. Het goede nieuws is dat het erop lijkt dat we niet later dan 15.00 gaan afleveren, en 70% van de dagen voor 14.00 uur. Omdat de realiteit altijd kan afwijken, druk ik iedereen op het hart om wekelijks de prognoses te bekijken op onze website. Vanaf 29 maart publiceren we hier ook de verwachtte starttijden van planten voor Aalsmeer en Naaldwijk, een wens van veel kopers

Met betrekking tot grover veilen wil ik de rol van de veilingmeester nog eens benadrukken. Hij/zij bepaalt hoe grover veilen per dag en per productgroep ingezet wordt, de snelheid van ophogen en maakt onderscheid tussen niche en bulkproducten. Kleine transacties blijven gewoon mogelijk, ook via KVV. We verlagen het maximale percentage KVV van 50 naar 45%. Onder de streep levert deze relatief kleine ingreep in het veilproces een belangrijke bijdrage aan betere en voorspelbare eindtijden. Prijsvorming houden we uiteraard nauwlettend in de gaten.

Voor velen is de piekperiode al gestart met Valentijn en internationale vrouwendag. We zijn die drukke momenten goed doorgekomen. Maar vanaf 3 april kunnen we zeker niet meer om de drukte heen. Het piekplan moet zich vanaf dan echt gaan bewijzen, dat besef ik. Onderweg stellen we bij waar nodig en natuurlijk volgt een eindevaluatie. Tussentijds houden we je op de hoogte. Voor nu wil ik iedereen succes wensen. Voor velen moet het in het voorjaar gebeuren, een mooie maar ook stressvolle tijd. Laten we vooral ook oog voor elkaar houden en in gesprek blijven. Zie ons piekplan vooral als een uitgestoken hand om er samen het beste van te maken. Heb je vragen, suggesties of zorgen, meld je bij ons contactcenter of je contactpersoon bij logistiek op jouw locatie. Soms is er meer mogelijk dan je denkt. Immers: pieken doe je samen.