Management column - Piek 2023: betere en voorspelbare eindtijden

Een veel besproken onderwerp onder kwekers en kopers in 2022 waren de eindtijden van ons logistiek proces. Ondanks tal van extra maatregelen is het ons lange tijd niet gelukt om die eindtijden op orde te krijgen. Al onze inspanningen ten spijt, bleken die niet opgewassen tegen de combinatie van schaarste op de arbeidsmarkt en extra aanvoer op de klokken. Dat was frustrerend. In de eerste plaats voor onze klanten, maar zeker ook voor onze logistiek medewerkers en ook voor ons als management. Toen al hebben we intern tegen elkaar gezegd, we moeten een oplossing vinden voor de piek in het voorjaar van 2023.

De sterk fluctuerende energieprijzen en het onvoorspelbare weer zorgen voor grote onzekerheid. Het zorgt voor achterblijvende volumes in de aanvoer van bloemen en planten in het eerste kwartaal. Maar exact valt het allemaal niet te becijferen. Of net als vorig jaar producten die niet kunnen worden afgezet in het directe kanaal voor de klok komen, valt niet te voorspellen. Ook niet wanneer de aanvoer zal toenemen als gevolg van zon en temperatuur. Dat maakt de uitdaging nog groter. Immers, het zal lastig zijn onze bezetting sterk op te schalen. De arbeidsmarkt is nog steeds erg krap. Daarom zijn we al heel bijtijds gaan nadenken over de Piek 2023. Dit is een uitdaging voor de gehele sector en voor ons in het bijzonder want logistieke dienstverlening is voor ons een prioriteit.

In het overleg met ons hebben kwekers en kopers gevraagd bijtijds te kiezen en duidelijke keuzes te maken. Daarom hebben we nu al de knoop doorgehakt. De uitkomst is dat per 3 april twee belangrijke maatregelen van kracht worden. De meest ingrijpende is dat we in Naaldwijk en Aalsmeer kiezen voor een versnelde start bij bloemen en een eindsprint bij planten. Dit zal leiden tot betere en voorspelbare logistieke resultaten. De tweede maatregel betreft het beperkt grover veilen om het aantal transacties binnen de perken te houden. Ten behoeve van de kleine kopers en omwille van de prijsvorming starten we klein, maar bepalen veilmeesters hoe snel ze verantwoord opschalen naar grotere veilgroottes.

Deze keuze is tot stand gekomen na consultatie van kwekers en kopers. Met hen hebben we ook gesproken over het scenario om geen extra maatregelen te nemen of om de aanvoer te reguleren en als derde om medewerkers van ketenpartners in te zetten in onze processen. In de sessies bleek dat niets doen geen optie is. Dat vinden wij ook. Ook voor aanvoerregulering liep vrijwel niemand warm. Het is ook een uitzonderlijke maatregel die je inzet als de nood hoog is, zoals aan het begin van de coronacrisis. De derde optie, die van het inzetten van extern personeel viel op voorhand al af, omdat uit onderzoek onder kwekers is gebleken dat daar geen resultaat mee te boeken is. Als de volumes aantrekken, dan is iedere schakel in de keten druk en heeft niemand medewerkers over.

Natuurlijk hebben we ook de olifant in de kamer besproken. Want hoe groot is dat personeelstekort dan eigenlijk? We schatten in dat we op basis van de verwachte aanvoer in de piek zo’n 350 meer logistiek medewerkers nodig gaan hebben dan we nu inzetten. Een deel daarvan vullen we in met extra uitzendkrachten en een deel met minder verlof. Op basis van de laatste inzichten hebben we op de drukke dagen tijdens de piek en de zomer zo’n 200 medewerkers extra nodig over alle exportlocaties. De werving daarvan is al gestart, maar dat zijn veel vacatures die je in de krappe markt niet zomaar ingevuld krijgt. Zeker niet als niet de meest aantrekkelijke werkgever bent omdat we ‘slechts’ 20 uur contracten kunnen bieden. Het is een belangrijke reden waarom het sector ritme van om 6 uur starten met veilen en binnen drie uur uitleveren niet langer houdbaar is. We willen meer spreiding, zodat we langere arbeidscontracten kunnen bieden.

Met de maatregel versnelde start bloemen doen we een eerste stap in die richting. Daarom blijft die ook na de piek in stand. Doen we er wel alles aan om genoeg personeel te werven? Daar kunnen we volmondig ja op antwoorden. Naast een grote gerichte wervingscampagne die vorig jaar meer dan 500 nieuwe collega’s opleverde, lopen er tal van initiatieven. Zoals samenwerkingen met uitzendbureaus, studentenverenigingen en het inzetten van anderstaligen zoals Oekraïners. Daarbij moeten we altijd de afweging maken of de inspanningen opwegen tegen wat het oplevert. Als 5 man bezig zijn 1 logistiek medewerker binnen te halen, zijn we niet met de juiste dingen bezig. Iedereen bij Royal FloraHolland beseft hoe serieus de uitdaging is waar we voor staan. Dat kantoorpersoneel volop piekdiensten draaien zegt genoeg. Dat is geen structurele oplossing, maar wel een welkome versterking totdat die er wel is.

Het is niet verrassend dat niemand een herhaling wil van afgelopen jaar. Vandaar nemen we de twee gekozen maatregelen. Dat is een noodzakelijke aanvulling op de reguliere maatregelen zoals vroeg veildagen, extra logistieke middelen en de intensieve werving van logistiek medewerkers. Het aantrekkelijke van de twee maatregelen is dat wij ze flexibel kunnen inzetten, al naar gelang de situatie. In geval er op bepaalde dagen in de week minder aanvoer is óf genoeg personeel, dan is een versnelde start bloemen niet of maar kort nodig en kunnen onze mensen sneller of zelfs direct aan de slag met het verdelen van planten. In dat geval is er ook minder reden om iets grover te veilen. We doen wat nodig is om de bloemen volgens norm af te leveren, maar we gaan niet onnodig grof veilen als we verwachten de eindtijden te halen. Planten leveren we als het druk is later uit, maar geregeld ook volgens de norm en alleen op de drukste dagen laat in de middag. Misschien wel het meest belangrijke voor iedereen: je weet wat je kunt verwachten. Zoals je van ons gewend bent delen we de prognose eindtijden via onze website.

Uit de bijeenkomsten met kopers weten we dat bloemenkopers enthousiast zijn. Voor hen is het van groot belang de bloemen op tijd te krijgen. Voor plantenkopers en transporteurs vraagt het de meeste aanpassing. Rondom grover veilen krijgen we met name vragen van kwekers over prijsvorming bijvoorbeeld. Daarop kunnen we antwoorden dat veilmeesters daar goed het oog op houden. Voor beperking van KlokVoorVerkoop (KVV) komen we nog met een uitwerking. Dit was een leerpunt uit eerdere testen met grover veilen.

De maatregelen vragen aanpassing van ons allemaal. Met deze twee extra maatregelen gaat het ons lukken voorspelbare eindtijden te realiseren. Aan de hand van data kunnen we de omvang en timing van aanvoervolumes voorspellen. Dat geldt ook voor de logistieke eindtijden, op basis van onder andere verwacht beschikbaar personeel en aantal transacties. We weten dat we met deze maatregelen, uitkomen op de meest voorspelbare logistiek. Het is het beste antwoord op de uitdaging die de piek voor de sector is. Door de vroege aankondiging stellen we met name kopers in staat om zich op de piek voor te bereiden. Als we daarbij kunnen helpen, laat het ons vooral weten. Immers: pieken doe je samen.